Escritório Digital: Como nós mantemos a equipe unida e produtiva – e sem sobrecarregar a agenda de reuniões

Ter um escritório digital não estava em nossos planos.

Era março de 2021, estávamos reunidos em nosso escritório, no que parecia um dia normal de trabalho. Começamos a comentar sobre as notícias relacionadas à COVID-21, tentando entender a real situação do Brasil perante a iminente pandemia. 

Com todo o cuidado e responsabilidade que o momento exigia, decidimos que nossa operação iria ficar remota por 15 dias. Depois deste prazo, avaliaríamos novamente para ver se voltaríamos ou se este período seria estendido. 

 

E, cá estamos, em um escritório digital desde então.

 

Acredito que este tenha sido o cenário de muitas empresas. Afinal, os memes de “eram só 15 dias” ocuparam as redes sociais por algum tempo. 

Mas o que começou como uma medida de emergência, acabou, na verdade, abrindo muitas possibilidades para a Polvo como um todo. 

Hoje, temos o privilégio de contar com uma equipe nacional, por exemplo. Com pessoas de diferentes estados, conseguimos uma pluralidade que o presencial jamais permitia – e a gente ama muito! 

Nossos Polvos estão espalhados por várias cidades, com liberdade geográfica e usufruindo da qualidade de vida que o trabalho remoto oferece. Contudo, este formato de trabalho exige processos mais intensos e contatos recorrentes pré-programados com toda a equipe. 

Essas, então, são algumas das estratégias que criamos para fazer a nossa operação funcionar e fluir neste formato, sempre evoluindo em modo permanente! 

 

1. Planejamento semanal de atividades, nossas queridas Plannings

Escritório Digital Polvo - Conheça nossos processos

Toda quinta-feira, as equipes se reúnem para fazer o planejamento das atividades da semana seguinte. 

Nesses encontros, nós aproveitamos para: 

  • Acompanhar as metas de cada cliente
  • Debater ações para evoluirmos na direção do que importa para cada marca 
  • Fazer brainstorms 
  • Compartilhar atualizações 
  • Acompanhar de resultados conquistados em cada conta 

 

2. Utilizamos um sistema para gestão de pauta

Polvo - Conheça nossos processos

Essa parte já existia antes do nosso escritório se tornar 100% digital. Mas com certeza se intensificou ao longo dos últimos anos.

Todas as atividades semanais são abertas no nosso sistema de gestão de pauta, o Run Run It. 

Assim, todos os colaboradores conseguem uma visão clara e organizada das demandas do dia, e os líderes podem acompanhar as entregas também através do sistema.

 

3. Daily Checks

Todo dia fazemos check in das atividades e o formato varia de acordo com a necessidade: alguns times se reúnem por vídeo, outros compartilham a pauta no dia por mensagem de texto nos grupos internos.

Apesar de estar tudo já previsto no Run Run, usamos esse processo para garantir que todos estão na mesma página, eliminar possíveis dúvidas e também para reforçar ordens de prioridade, quando é o caso de alguma demanda ser mais urgente que outra.

 

4. Alinhamento de criação

Para que nossos planejamentos saiam conforme o esperado, e seguindo o fluxo mais linear possível, também prevemos na agenda encontros fixados entre redator e designer. 

Neste encontro, a dupla conversa sobre expectativas e objetivos de cada material, refinando e melhorando as ideias em conjunto. 

 

5. Reuniões de team building

Escritório Digital Polvo - Conheça nossos processos para manter a equipe unida e integrada.

O que mais sentimos falta no escritório presencial é a troca no famoso momento do “cafézinho”. São nessas conversas despretensiosas que aproximamos os laços e desenvolvemos cada vez mais afinidade com nossos colegas de trabalho. 

Para criar esses momentos de descontração no ambiente digital, criamos um Follow Up Geral que tem um objetivo principal: gerar conversas. 

Aqui na Polvo, fazemos assim: 

  • Toda segunda e quarta, no final do dia, com um host rotativo.
  • A pessoa que conduz a reunião escolhe o tema, que é totalmente livre: de uma partida online de stop até compartilhar um sonho de vida.
  • Nesses encontros, a gente se conhece melhor, da (MUITA) risada e às vezes até se emociona. 😂

 

E vale a pena? 

Vários estudos comprovam que esses momentos melhoram o entrosamento do time, fortalecendo a confiança e tornando as equipes mais produtivas. 

E esses são apenas alguns dos exemplos dos resultados que conquistamos com esses momentos! 

 

6. FUP #SEXTOU

Polvo Comunicação e Tecnologia - Conheça nossos processos

Toda sexta-feira, no final da manhã, temos uma reunião geral, carinhosamente chamada de FUP #SEXTOU. Neste encontro, compartilhamos informações, de todos os setores, aprendizados e resultados gerais da empresa. 

 

7. Feedbacks recorrentes

Estruturamos um processo de feedback recorrente focado na melhoria contínua e na evolução de cada relação dentro das nossas equipes. Agora em 2024, estabelecemos critérios de avaliação e análise dentro das seguintes categorias: 

  • Autoavaliação
  • Criatividade
  • Comprometimento
  • Organização
  • Iniciativa
  • E comunicação 

Esta conversa é finalizada com um slide de celebração de pontos fortes, seguido por um slide de oportunidades de melhoria. 

 

8. O que mais se ouve no nosso escritório digital: “manda um link”!

No nosso Escritório digital, entrar em salas do Google Meet é resposta para tudo. Ou quase tudo!

Às vezes, entrar num link de reunião torna a comunicação bem mais rápida e efetiva que trocas síncronas ou assíncronas de mensagens. Por isso, toda nossa equipe é treinada e incentivada continuamente a manter um diálogo aberto e disponível. Isso significa que qualquer um de nós está sempre pronto para trocar ideias, ajudar e facilitar a vida de um colega, seja como for. Basta mandar um link de uma sala do Google Meet que a mágica toda acontece!

Ah, antes que eu me esqueça: nós continuamos com nossa sede e escritório físico em Curitiba. Utilizamos o espaço para receber a equipe sempre que precisamos de alguma dinâmica presencial, e também receber clientes.

📍 Nós ficamos na Av. Sete de Setembro, 4682 – Batel, Curitiba-PR.

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